AdCentral · Infra de bots

Cómo trabaja AdCentral con Grok Bot

Un equipo de asistentes, cada uno con un rol acotado.

Quiénes somos

AdCentral (ADC) es una agencia que gestiona publicidad, sobre todo en Meta, para afiliados, anunciantes de respuesta directa y ecommerce. Cada cliente tiene un entorno bastante aislado: canales, archivos y datos propios.

El problema

El equipo es chico y el trabajo diario se parece mucho entre clientes: onboarding, status, contratos, archivos, consultas internas, offboarding. Eso es difícil de escalar si cada proceso vive solo en la cabeza de alguien o en hilos de Slack.

La solución

Para sostenerlo, Juan arma un equipo de asistentes en Grok Bot. Cada uno cubre un proceso concreto, con un rol acotado.

Qué tiene cada bot

Su propia instrucción (el “prompt” o brief de rol), su memoria y, si hace falta, rutinas: tareas que corren solas a una hora o cuando pasa algo, aunque nadie esté mirando el chat.

Un coordinador

Hay un coordinador (Chief) que les pasa pedidos, mantiene el mapa de rutinas y cuida que el setup no se desordene.

Junto al equipo

Preparan, detectan novedades y ejecutan procesos ya definidos. Lo sensible (mandar algo afuera, borrar, cambiar un flujo) se confirma antes.

Conexión · Crecimiento · Costo

Cómo se conectan y cómo crecieron

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Herramientas

SlackNotionGoogle DriveCalendarGmaily otras

Se conectan a las herramientas de trabajo de Juan —Slack, Notion, Google Drive, Calendar, Gmail y otras— con los permisos de su cuenta.
Desde ahí pueden leer y escribir: armar un borrador, actualizar una base, avisar en un canal, chequear un calendario.
Esas conexiones suelen ser compartidas entre los bots de la misma persona, por eso no se enchufa cualquier herramienta con acceso total si no hace falta.

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Cómo se promptean y crecieron

Primero se entiende un proceso manual y doloroso.
Después se escribe un brief claro: qué hace el bot, qué no hace, a qué fuentes mira y qué tiene que preguntar.
Cuando ese flujo se repite, se convierte en rutina para que no dependa de que alguien se acuerde.
Se documenta (en una biblioteca de skills/procesos) para que otra persona del equipo pueda copiar el prompt y repetirlo en Grok Bot, Claude, ChatGPT u otra herramienta.

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Cuidar el crédito + Claude Code

Hay un tope de uso (sobre todo en lo que se dispara bajo demanda) y se mira cómo corren las rutinas: cuáles aportan, cuáles están de más, cuáles se pueden bajar de frecuencia o pausar.
Cada bot corre cuando hace falta.
Las tareas pesadas —armar o editar presentaciones, código, archivos largos, investigaciones grandes— se le pasan a Claude Code, que corre en la misma computadora compartida de los agentes.

Grok Bot coordina, arma el brief y reporta; Claude Code ejecuta lo pesado. Así se cuida el crédito y cada herramienta hace lo que mejor le sale.

Estructura · Balance

La estructura, lo bueno y los riesgos

Chief

Es el coordinador: les pasa pedidos a los otros bots, mantiene el mapa de rutinas y el setup, y cuida que no se pisen, no se desordenen y no gasten de más.

Client Solutions

Acá viven los bots del día a día con clientes: el status diario, el seguimiento de pedidos de cuentas y Business Managers, reportes de calentamiento de cuentas y consultas internas del equipo. Su trabajo es leer lo que ya está en Slack y en las herramientas, resumir y avisar, siguiendo la política comercial ya definida.

IT y seguridad

Hay bots pensados para proyectos técnicos y para cuidar el riesgo: por ejemplo el seguimiento de métricas de confianza frente a Meta, y chequeos de seguridad de los propios agentes. Esta seguridad importa sobre todo cuando compartís un bot con el equipo u otra gente: que dé solo la información que le corresponde a su rol y no la información privada del dueño de la cuenta de Grok Bot (mails, calendario, Drive personal, DMs).

Onboarding y offboarding

Un grupo se ocupa de que un cliente entre bien: kickoff, cuentas compartidas, contratos, el hilo de arranque. Otro se ocupa de que salga bien: detectar inactividad, reactivar o cerrar el proceso con las reglas ya definidas. Son dos momentos distintos y cada uno tiene su propio bot.

Finanzas y admin

Acá están las tareas de backoffice: organizar archivos, leer facturas, ayudar con QuickBooks o pedidos internos de management, y el control de tools y suscripciones. Son procesos operativos y precisan sobre todo consistencia.

Lo bueno

Baja el trabajo repetitivo y sube la consistencia: el status de la mañana o un onboarding se mantienen parejos aunque cambie quién esté ese día. El conocimiento queda escrito y disponible para el equipo. Y se puede ir sumando capacidad (un bot nuevo para un proceso nuevo) sin agrandar el equipo al mismo ritmo.

Los riesgos

Un bot mal acotado puede ver de más o hacer de más, porque hereda el acceso de la cuenta a la que está conectado. Si lo compartís con el equipo u otra gente, el riesgo grande es que filtre algo privado del dueño de esa cuenta. Si se le pide demasiado, se vuelve genérico y se equivoca con más confianza. Las rutinas se multiplican fácil, y con ellas el costo y el ruido. Por eso el diseño apunta a roles estrechos, confirmación humana en lo que no se puede deshacer, reglas de privacidad (qué se puede decir, a quién, y qué nunca se comparte) y alguien que audita el setup.

Primero el proceso, después el bot, después la automatización.